Decision Making Process in Educational Organization (for Seminar)


શૈક્ષણિક સંસ્થામાં નિર્ણય પ્રક્રિયા

v પ્રસ્તાવના :
જીવનમાં વ્યક્તિને દરેક પ્રકારનાં વ્યવસ્થાપનમાં ડગલે ને પગલે નિર્ણયો લેવાની આવશ્યકતા ઊભી થાય છે. શૈક્ષણિક વ્યવસ્થાપનમાં શાળા શરૂ કરવાથી માંડીને, સ્ટાફની ભરતી, વિદ્યાર્થીઓનો પ્રવેશ, શાળા માટેની નાણાંકીય જોગવાઈઓ, ખર્ચ કરવા માટેની બાબતો... આવી અનેક બાબતો અંગે વ્યવસ્થાપકોએ કે શાળાના   આચાર્યે નિર્ણયો લેવના હોય છે. કેટલીક બાબત અંગે તાત્કાલિક નિર્ણયો લેવા પડે છે તો કેટલીક બાબતોમાં વિચાર કરીને નિર્ણયો લેવા પડે છે.
વ્યવસ્થાપક મંડળ કે સમિતિ સમક્ષ જયારે કોઈ પ્રશ્ન કે સમસ્યા ઊભી થાય ત્યારે તે પ્રશ્નના ઉકેલ માટે કોઈને કોઈ નિર્ણય લેવાની જરૂરિયાત ઊભી થાય છે. નિર્ણય  લેવાની જયારે જરૂર પડે છે, ત્યારે આપણી સામે એક કરતાં વધુ વિકલ્પો ઊભા થાય છે. આ વિકલ્પોમાંથી સૌથી શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ પસંદ કરવા અંગેનો નિર્ણય લેવો પડે છે. આથી નિર્ણય પ્રક્રિયા એટલે વધુ વિકલ્પોમાંથી શ્રેષ્ઠતમ વિકલ્પ પસંદ કરવો તે.  આમ, નિર્ણય પ્રક્રિયા એ વહીવટી પ્રક્રિયાનો એક મહત્વનો ભાગ છે વહીવટ યા પ્રશાસનનું અગત્યનું ઘટક (Complement) છે.


v નિર્ણય પ્રક્રિયાનોઅર્થ

બે કે તેથી વધુ શક્ય વિકલ્પોની શ્રેણીમાંથી જાગૃતિપૂર્વક કોઈ એક વિકલ્પ પસંદગી કરવો તે નિર્ણય પ્રક્રિયા તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. આ નિર્ણય પ્રક્રિયા પસંદગી કરવાનું એક કાર્ય છે, જેની મદદથી સંસ્થાના વહીવટી અધિકારી ઉદ્ભવેલી પરિસ્થિતિ પર વિચારપૂર્વક અમુક ધોરણોને આધારે કોઈ એક વર્તન વિષયક વિકલ્પોમાંથી કોઈ એક સ્થિતિ અથવા પ્રવૃત્તિ પસંદ કરે છે. જે સંસ્થાના તરફેણમાં યોગ્ય સમયમાં યોગ્ય ક્ષણે અન્ય વિકલ્પોમાંથી શ્રેષ્ઠતમ વિકલ્પ પસંદ કરી ચોક્કસ હેતુની સિદ્ધિ માટે અવરોધક બનતી સમસ્યાઓને હલ કરવાનો શ્રેષ્ઠ ઉપાય કરવામાં આવે છે. પણ જયારે માત્ર એક વિકલ્પ હોય ત્યાં નિર્ણય લેવાની જરૂર નથી.


 v નિર્ણય પ્રક્રિયાના લક્ષણો :
નિર્ણય પ્રક્રિયાના નીચેના લક્ષણો ગણાવી શકાય.—
à નિર્ણય કોઈ હકીકતોને આધારે લેવામાં આવે છે.
à નિર્ણય એટલે મૂલ્યાંકન. તેમાં કોઈપણ બાબતનાં સામાજિક, નૈતિક મૂલ્યોને ધ્યાનમાં રાખીને નિર્ણય લેવામાં આવે છે.
à ઘણીવાર વ્યવસ્થાપનમાં આયોજન, અમલીકરણ, માહિતી સંચાર, અંદાજપત્ર, નિયંત્રણ અંગે યોગ્ય નિર્ણય લેવા પડે છે.
à નિર્ણય પ્રક્રિયામાં બે કે બેથી વધુ વિકલ્પો હોય તો વિવિધ વિકલ્પોમાંથી શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ પસંદ કરવામાં આવે છે.
à નિર્ણય પ્રક્રિયામાં તર્કબુદ્ધિ યા નિર્ણયાત્મક શક્તિનો નિર્ણય લેવામાં સંસ્થાના સંચાલક યા વડાની સારાસાર વિવેકબુદ્ધિ કાર્ય કરે છે.
à નિર્ણય પ્રક્રિયામાં સમજપૂર્વકની વિચારણા કે તર્કશુદ્ધ ઊંડું ચિંતન નિર્ણય લેતી વખતે જરૂરી છે.
à યોગ્ય સમયે, યોગ્ય સમસ્યા કે બાબત અંગે યોગ્ય વિચારણા કરી, યોગ્ય યા શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ પસંદ કરવો જોઈએ. નિર્ણય જો વિલંબથી લેવામાં આવે તો તે સાર્થકતા ગુમાવે છે. આથી વિના વિલંબે યોગ્ય સમય અવધિમાં નિર્ણય લેવાવો જોઈએ.


v શાળા ક્ષેત્રે નિર્ણય પ્રક્રિયાનું મહત્વ :

à નિર્ણય પ્રક્રિયાની અસર લાંબાગાળે સંસ્થાના ઉદ્દેશોની સિદ્ધિ પર પડે છે. શાળાના કે સંસ્થાના નિશ્ચિત ઉદ્દેશો સિદ્ધ કરવા માટે સંચાલકે યા શાળાના આચાર્યે સંસ્થાના સમગ્ર હિતમાં નિર્ણયો લેવા પડે છે.
à જયારે શાળામાં કોઈપણ સમસ્યા ઊભી થાય છે ત્યારે જે તે સમસ્યાને હલ કરવા માટે નિર્ણય પ્રક્રિયા જરૂરી બની જાય છે. નિર્ણય લેવાથી તંગદિલી હળવી થાય છે, સંસ્થામાં પ્રવર્તતી બેચેની દૂર થાય છે.
à સંસ્થાના શિક્ષકોને વિષયોની વહેંચણી કરવી, સમયપત્રક ગોઠવવું, કાર્યબોઝ નિશ્ચિત કરવો, પરીક્ષાની તારીખો ગોઠવવી વગેરે દરેક બાબતમાં નિર્ણયો લેવા પડે છે. આનાથી શાળાનું સંચાલન અસરકારક અને ક્ષમતાપૂર્ણ બને છે. આથી શાળાના સફળ સંચાલન માટે નિર્ણયો લેવા જરૂરી બને છે.
à વિદ્યાર્થીઓના કેટલાંક સામાજિક, આર્થિક અને શૈક્ષણિક પ્રશ્નો હોય છે. આવે વખતે શાળાના આચાર્યે વિદ્યાર્થીઓના પ્રતિનિધિઓ સાથે મળીને તેમની સમસ્યાઓનો ઊંડાણપૂર્વક સમજીને તેમની સમસ્યાઓ દૂર કરવા માટે નિર્ણય પ્રક્રિયાનો આશ્રય લેવો પડે છે. દા.ત.,- વિદ્યાર્થીઓ માટે રમતગમતનાં સાધનો નથી.
à શાળાના આચાર્યે પરિણામો નીચાં જતાં હોય ત્યારે તેને સુધારવા માટે વિચારણા કરી પરિણામો ઊંચા લાવવા માટે કેટલાંક નિર્ણયો લેવાની જરૂરિયાત ઉભી થાય છે.
à કેટલાંક વિદ્યાર્થીઓ શિક્ષણમાં નબળા હોય છે. તેવા વિદ્યાર્થીઓનું નિદાન કરવા માટે નિદાનાત્મક કસોટીઓ યોજીને ઉપચારાત્મક ઉપાયો કરવા જરૂરી બને છે. આ માટેની વ્યવસ્થા ગોઠવવા આચાર્યે શિક્ષકોની મદદથી નિર્ણયો લેવા પડે છે.
à સહઅભ્યાસ પ્રવૃતિઓનું યોગ્ય આયોજન થાય અને તેમનું સમયબદ્ધ અમલીકરણ થાય તે માટે આચાર્યે શિક્ષકોના સહકારથી યોગ્ય નિર્ણયો લેવા પડે છે.
à આચાર્યે શાળાના વિકાસ માટે વર્ષની શરૂઆતમાં આવક-જાવકનું અંદાજપત્ર બનાવવું પડે છે. તે માટે યોગ્ય નિર્ણયો લઈને આવકના સ્રોતો અને ખર્ચનું સંતુલન જળવાઈ રહે તે માટે નિર્ણય પ્રક્રિયામાંથી પસાર થવું પડે છે.
à શાળાનાં સુચારુ સંચાલન માટે તેમજ આગવી ઓળખ (identity) અપાવવા માટે શાળાને પોતાનાં આગવા નીતિ નિયમો ઘઢવામાં નિર્ણય પ્રક્રિયાનો સહારો લેવો પડે છે. જેવાં કે – ગણવેશ અંગે, શાળાના સમય અંગે, શિસ્ત અંગે નિયમો ઘડી તે પોતાની પરંપરા નિશ્ચિત કરે છે.
à આચાર્ય કે સંચાલકે શાળાના વર્તમાન અને ભાવિ વિકાસ માટે શિક્ષકો અને વાલીઓના સહકારથી યોગ્ય નિર્ણયો લેવા પડે છે. જેવાં કે – શાળાની સંખ્યા ઘટતી હોય ત્યારે.,શાળાની સંખ્યામાં વૃદ્ધિ થતી હોય ત્યારે,શાળામાં નવા અભ્યાસક્રમો દાખલ કરવા માટે,શાળામાં ભૌતિક સુવિધાઓની વૃધ્ધિ માટે.

આમ, શાળાના કે સંસ્થાના સંચાલકોએ યા આચાર્યે જાગૃત રહીને નિર્ણય લેવા પડે છે. શાળાના આચાર્ય યા નેતા જેટલાં દૃષ્ટિપૂર્ણ અને વિધાયક નિર્ણયો લઇ શકે તેટલા પ્રમાણમાં શાળાનું સંચાલન સફળ બને છે.


v નિર્ણય પ્રક્રિયાના સોપાનો :

કોઈપણ નિર્ણય લેતી વખતે સામાન્ય રીતે ક્રમબદ્ધ રીતે નીચેના સોપાનો (Step) અનુસરવામાં આવે છે.

(1)   ધ્યેયો અને લક્ષ્યાંકોનું સ્પષ્ટીકરણ (Clarification of goals) : નિર્ણય લેતી વખતે આપણી સમક્ષ ધ્યેયો અથવા લક્ષ્યાંકોની સ્પષ્ટ સમજ હોવી અનિવાર્ય છે. આપણે આપણા નિર્ણય દ્વારા કયો ધ્યેય સિદ્ધ કરવા માગીએ છીએ તે બાબતનું સ્પષ્ટ દર્શન હોવું જરૂરી છે. સંસ્થાના  જયારે કોઈપણ બાબત અંગે નિર્ણય લે ત્યારે તેમની સમક્ષ સંસ્થાના અને શિક્ષણના ધ્યેયો સ્પષ્ટ હોવાં જોઈએ. તેમને લીધેલા નિર્ણયથી કયો ધ્યેય સિદ્ધ કરી શકશે તે દૃષ્ટિ સમક્ષ હોવું જરૂરી છે.
(2)   હકીકતો (તથ્યો) અને માહિતીનું એકત્રીકરણ : જે તે હેતુઓ સાથે સુસંગત હકીકતો (તથ્યો), અભિપ્રાયો અને ખ્યાલો અંગેની માહિતીનું એકત્રીકરણ (Collection of fact, opinions, ideas) સંસ્થાના  જયારે કોઈપણ નિર્ણય લે ત્યાર પહેલાં જે બાબત અંગે નિર્ણય લેવાના હોય તે બાબત અંગે સમગ્ર હકીકતો કે તથ્યો અને તે અંગેના વિવિધ અભિપ્રાયો અને જુદીજુદી  વિચારણાઓ અથવા ખ્યાલો અંગેની સમગ્ર માહિતી એકત્ર કરવી જોઈએ. હકીકતો કે માહિતી, લોકોનાં તે અંગેના અભિપ્રાયો વગેરે સંબંધિત સ્થળોએથી એકત્ર કરી તેનાં પર પુખ્ત વિચારણા હાથ ધરાવી જોઈએ.
(3)   પ્રાપ્ત માહિતી (Data) નું વિશ્લેષણ (Analysis of Data Collected) : જે હકીકતો કે તથ્યો સંપૂર્ણપણે પૃથક્કરણ યા વિશ્લેષણ કરી, માહિતી કે તથ્યો અને આધારભૂતતાથી પ્રમાણભૂત, યથાર્થતા અને વિશ્વાસનીયતાની પૂર્ણ ચકાસણી કરવી જોઈએ અને યોગ્ય તથ્યો તારવવા જોઈએ.
(4)   ઉપલબ્ધ (પ્રાપ્ય) વિકલ્પોનું નિર્ધારણ (Formulation of Alternatives which are available) : આમ, માહિતીનાં વિશ્લેષણ પછી તેમાંથી ઉપલબ્ધ વિકલ્પો નક્કી કરવા જોઈએ. કયા કયા વિકલ્પો નિર્ણય પ્રક્રિયામાં મદદરૂપ થાય છે તે બધાં વિકલ્પો નિશ્ચિત કરી લેવા જોઈએ અને એક પછી એક વિકલ્પો-ઉપાયો પર વિચારણા શરૂ કરવી જોઈએ.
(5)   ધ્યેયો ધ્યાનમાં રાખી વિકલ્પોનું મૂલ્યાંકન (Evaluation of alternatives) : જુદા જુદા વિકલ્પો પર એક પછી એક વિકલ્પ લઈને તેની વિચારણા કરી તે દરેકનાં હેતુને ધ્યાનમાં રાખીને મૂલ્યાંકન કરવું જોઈએ. એક પછી એક વિકલ્પની આસપાસની પરિસ્થિતિને ધ્યાનમાં રાખી પૂરતી ચકાસણી યા મૂલ્યાંકન કરવું જોઈએ. આમ, બધાનું મૂલ્યાંકન કરી શ્રેષ્ઠ – એક માત્ર વિકલ્પ પસંદ કરવો જોઈએ.
(6)   શ્રેષ્ઠ વિકલ્પની પસંદગી (Selecting the most desirable alternative) : બધાં વિકલ્પોમાંથી સંપૂર્ણ પરિસ્થિતિનો વિચાર કરી શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ તારવવો તેને નિર્ણય કહેવામાં આવે છે. બે કે વધુ વિકલ્પોમાંથી સર્વોત્તમ વિકલ્પ એ નિર્ણય પ્રક્રિયાનું અંતિમ સોપાન છે. આ વિકલ્પ જ આખરી અને નિર્ણયાત્મક વિકલ્પ બની રહે છે જેને આપણે નિર્ણય કહીએ છીએ.


v સંચાલક દ્વારા જુદી જુદી રીતે નિર્ણય લેવાની પધ્ધતિ :

નિર્ણયોના પ્રકારો નીચે મુજબ ગણાવી શકાય. –

à કોઈપણ સંસ્થાના સંચાલક યા આચાર્ય પોતાની રીતે નિર્ણય લે. એટલે કે તેઓ હુકમો, આદેશો આપે છે અને નિર્ણયોનો અમલ કરવાનું જણાવે છે. આવાં નિર્ણયો એકપક્ષી  હોવાથી કર્મચારીઓ, વિદ્યાર્થીઓ પર ઉપરથી લાદવામાં આવે છે. જેને શિક્ષકો, કર્મચારીઓ અને વિદ્યાર્થીઓને અમલ કરવાનો જ રહે છે.
à આ પધ્ધતિમાં નિર્ણય તો સંસ્થાના વડા જ લે છે, પરંતુ જુદી જુદી કક્ષાના કર્મચારીઓ, શિક્ષકો કે વિદ્યાર્થીઓના મંતવ્યો કે અભિપ્રાયો જાણીને બહુમતીથી લોકશાહી પધ્ધતિથી નિર્ણયો લેવામાં આવે છે.
à જયારે સંસ્થાના કર્મચારીઓ, વિભાગો, વિદ્યાર્થીઓ તરફથી કોઈ બાબત કે સમસ્યા અંગે આચાર્યને સંપર્ક કરી તેનાં માટે નિર્ણય લેવાનું કહેવામાં આવે ત્યારે તેમની વિનંતીને ધ્યાનમાં રાખીને તે સમસ્યા કે બાબત ને અંગે યોગ્યાયોગ્યતાનો વિચાર કરી નિર્ણય લેવામાં આવે છે.


v નિર્ણય પ્રક્રિયામાં નડતી સમસ્યા અને ઉકેલ :

à સંસ્થામાં શિક્ષકોની ભરતી વખતે એક મેથડ માટે ઘણાબધા ઉમેદવાર આવે તે વખતે સંસ્થાને અનુરૂપ યોગ્ય ઉમેદવારની પસંદગી કરવામાં સમસ્યા ઉદ્ભવે છે. આ સમસ્યાના ઉપાય રૂપે સંસ્થાના વડા કે તજજ્ઞ દ્વારા જે નિર્ણય લેવાશે તે અંતિમ ગણાવવામાં આવશે.
à સંસ્થામાં શિક્ષકોની ભરતી વખતે પદ માટેની નક્કી કરવામાં આવેલી શૈક્ષણિક લાયકાત ઓછી હોય ત્યારે નિર્ણય લેવામાં સમસ્યા જણાય છે આ સમસ્યાના ઉપાયરૂપે સંસ્થાના વડા દ્વારા ઉતરતી શૈક્ષણિક લાયકાત ધરાવતા ઉમેદવારને પસંદ કરવો પડે છે.
à સંસ્થામાં જયારે કોઈ નવો નિયમ લાગુ પાડવાનો હોય અથવા તો નવી પધ્ધતિનું અમલીકરણ કરવાનું હોય અને તે શિક્ષક દ્વારા અનુસરવામાં ન આવતું હોય ત્યારે સમસ્યા ઉપસ્થિત થાય છે. આ સમસ્યાના નિવારણ માટે સંચાલક તે કર્મચારીની અમલીકરણમાં પડતી મુશ્કેલીને સમજીને તેને તે માટે પૂરતી તાલીમની જોગવાઈ કરશે અથવા આદર્શ નમૂનો પૂરો પડશે.
à સંસ્થામાં વિદ્યાર્થી પ્રવેશની સંખ્યા ઓછી હોય ત્યારે સમસ્યા સર્જાય છે. આવે વખતે સંચાલક દ્વારા શાળા પ્રવેશની જાહેરાત વર્તમાનપત્રમાં આપવામાં આવે છે.
à જયારે સંસ્થામાં શિક્ષકોની ભરતી વખતે અમુક વિષય માટેની ઉમેદવારની અરજી આવી ન હોય તેવે સમયે સંસ્થા દ્વારા ફરીથી જાહેરાત બહાર પાડવામાં આવે છે.


v ઉપસંહાર :

આમ, વ્યવસ્થાપનમાં નિર્ણય પ્રક્રિયાનું આગવું મહત્વ છે. કોઈપણ શૈક્ષણિક સંસ્થા, પેઢી કે ઔદ્યોગિક સંસ્થામાં સંસ્થાના વડાએ કેટલાંક નિર્ણયો લેવાના હોય છે. સંસ્થાના નિર્ણયો સંસ્થાના આચાર્ય કે વડા યા મેનેજરની વિવેકબુદ્ધિ પર આધાર રાખે છે. કોઈપણ સંસ્થાના વડાએ નીરક્ષીર વિવેકે – સારાસાર વિશે જાગૃતિ રાખીને નિર્ણયો લેવા પડે છે. નિર્ણય પ્રક્રિયાની અસર સમગ્ર સંચાલન પર થાય છે.

v  


v સંદર્ભ સાહિત્ય :
Ø  રાવલ નટુભાઈ, (૨૦૦૯-૨૦૧૦), “વર્તમાન હિતસંબંધો (નિસબતો) અને શિક્ષણના પ્રવાહો”, અમદાવાદ : નીરવ પ્રકાશન